Polityka prywatności i ochrona danych (RODO).

Ostatnia aktualizacja: 1 września 2026.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest ODYLION SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA z siedzibą pod adresem Syta 114z/1, 02-987 Warszawa (NIP 9512370578, REGON 146833994, KRS 0000474035). W sprawach dotyczących ochrony danych skontaktujesz się z nami pod adresem iodo@odylion.com lub telefonicznie: +48 228 851 421.

2. Zakres i cele przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

• Formularz zgłoszenia materiału i kontakt — dane podane w formularzu zgłoszenia materiału, przez WhatsApp, telefon lub e-mail (m.in. imię, numer telefonu, adres e-mail, opcjonalna nazwa firmy i NIP, opis materiału, lokalizacja) w celu przygotowania oferty i odpowiedzi na zapytanie. Do chwili wysłania zapisujemy w pamięci sesyjnej bieżącej karty wyłącznie ustrukturyzowane wybory szkicu, np. materiał i przedział ilości; nie zapisujemy tam telefonu, adresu e-mail, nazwy firmy, NIP-u, lokalizacji, notatek, innych pól tekstowych ani zdjęć. Dane z wysłanego formularza zapisujemy w bazie leadów (Supabase) i wysyłamy powiadomienie e-mail (Resend) na naszą skrzynkę. Opcjonalne zdjęcia materiału przechowujemy w prywatnym Supabase Storage i udostępniamy zespołowi obsługującemu zgłoszenie wyłącznie za pomocą bezpiecznych, czasowych linków.
• Zawarcie i realizacja transakcji — dane niezbędne do skupu materiału, rozliczenia i wystawienia dokumentów, w tym obowiązki wynikające z przepisów o gospodarce odpadami.
• Newsletter i marketing — jeśli zapiszesz się do newslettera, przetwarzamy podany adres e-mail (przechowywany w Supabase, wysyłka przez Resend), aby przesyłać informacje handlowe i branżowe. Subskrypcja staje się aktywna dopiero po potwierdzeniu adresu e-mail. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili linkiem w wiadomości.
• Rekrutacja — dane z przesłanych aplikacji, wyłącznie na potrzeby prowadzonego procesu rekrutacyjnego.
• Statystyka i poprawa działania strony — identyfikatory internetowe oraz dane o urządzeniu i korzystaniu ze strony (Google Analytics 4), wyłącznie po Twojej zgodzie na cookies analityczne. Na ich podstawie tworzymy statystyki; nie traktujemy danych źródłowych jako anonimowych.
• Pomiar skuteczności reklam — po osobnej zgodzie mechanizmy OpenAI (Pixel i serwerowe Conversions API) oraz — gdy jest dostępny — Google Ads mogą przetwarzać identyfikatory internetowe oraz informacje o kliknięciu reklamy i konwersji, np. wysłaniu formularza, aby przypisać konwersję do kampanii i mierzyć jej skuteczność. Serwerowe zdarzenie OpenAI zawiera techniczny UUID deduplikacji, adres strony, czas i dostępne identyfikatory oppref oraz obref, ale nie zawiera danych formularza. Przy aktywnym automatycznym dopasowaniu Pixel rozpoznaje dane kontaktowe w formularzu i przed wysłaniem haszuje je SHA-256; surowych wartości nie wysyła. Pomiar wymaga również zgody analitycznej. My nie używamy tych danych do remarketingu ani personalizacji reklam.
• Udostępnianie i bezpieczeństwo serwisu — dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, żądany URL i informacje o przeglądarce, przetwarzamy w logach hostingu w celu dostarczenia strony, wykrywania nadużyć i diagnozowania błędów. Kafelki mapy są pobierane z OpenFreeMap, którego serwer otrzymuje dane techniczne połączenia. Wyszukiwanie najbliższego oddziału przyjmuje wyłącznie miasto lub kod pocztowy; zapytanie do Nominatim wysyła nasz serwer pośredniczący, bez przekazywania mu IP Twojej przeglądarki. Na podstawie adresu IP ustalamy w locie kraj połączenia, aby podać stronę w odpowiedniej wersji językowej; nie zapisujemy tej informacji ani nie budujemy na jej podstawie profili, a Twój wybór w przełączniku języka ma przed nią pierwszeństwo.
• Współpraca z kontrahentami — dane firm, z którymi współpracujemy, oraz osób wskazanych przez nie do kontaktu w sprawach handlowych, logistyki, BDO i rozliczeń: imię i nazwisko lub nazwa działu, obszar odpowiedzialności, służbowy e-mail i telefon. Przetwarzamy je, aby prowadzić i rozliczać współpracę, przekazywać dokumenty właściwym osobom oraz utrzymywać aktualne dane w naszych systemach. Kontrahent może potwierdzić i zaktualizować te dane w formularzu udostępnianym pod indywidualnym linkiem. Informacje o ofertach przekazujemy wyłącznie wskazanemu kontaktowi handlowemu i tylko kanałami, na które wyrażono odrębną zgodę — e-mail, telefon, WhatsApp lub SMS. Każdą z tych zgód można wycofać w dowolnym momencie.

Dane kontrahentów i osób kontaktowych otrzymujemy od samych kontrahentów, od wskazanych przez nich osób, a także z publicznych rejestrów: REGON prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny, KRS, CEIDG oraz wykazu podatników VAT. Jeżeli dane osoby kontaktowej przekazał nam jej pracodawca lub zleceniodawca, zakres obejmuje zwykle imię i nazwisko albo nazwę działu, obszar odpowiedzialności oraz służbowe dane kontaktowe.

3. Podstawy prawne

Dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 RODO: w celu podjęcia działań na Twoje żądanie i wykonania umowy (lit. b), wypełnienia obowiązków prawnych, m.in. podatkowych i dotyczących gospodarki odpadami (lit. c), oraz w naszym prawnie uzasadnionym interesie obejmującym korespondencję, obsługę zapytań, obronę roszczeń, bezpieczeństwo i dobór wersji językowej strony (lit. f). Newsletter i komunikację handlową wysyłamy na podstawie dobrowolnej zgody (lit. a oraz właściwe przepisy o komunikacji elektronicznej). W rekrutacji podstawą są przepisy prawa pracy, działania przed zawarciem umowy, a dla danych dodatkowych lub przyszłych rekrutacji — zgoda. Google Analytics oraz opcjonalny pomiar reklam przez Google Ads i OpenAI Ads działają na podstawie odpowiedniej zgody na przechowywanie lub dostęp do informacji w urządzeniu oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą otrzymywać dostawcy infrastruktury działający na nasze zlecenie oraz operatorzy zewnętrznych kanałów, które wybierasz do kontaktu. Korzystamy w szczególności z:

• Vercel Inc. — hosting i infrastruktura serwisu (dostarczanie strony).
• Supabase — baza danych zgłoszeń materiału (leady), prywatne przechowywanie opcjonalnych zdjęć materiału oraz baza subskrybentów newslettera.
• Resend — wysyłka powiadomień e-mail o nowych zapytaniach oraz wiadomości newslettera.
• Google Ireland Limited (Google Analytics 4 i Google Ads) — statystyka korzystania ze strony po zgodzie analitycznej, gdzie Google działa jako nasz podmiot przetwarzający, oraz — jeżeli funkcja jest dostępna i wyrazisz dodatkową, osobną zgodę — pomiar skuteczności reklam, w którym Google działa jako odrębny administrator. Dla późniejszej kwalifikacji leada i pierwszej transakcji przekazujemy przez Data Manager wyłącznie identyfikator kliknięcia, losowy identyfikator konwersji i czas etapu — bez telefonu, e-maila, NIP-u, nazwy firmy, notatek, zdjęć ani miasta.
• OpenAI Ireland Limited (ChatGPT Ads) — pomiar konwersji po kliknięciu reklamy w ChatGPT przez Pixel i serwerowe Conversions API. Po osobnej zgodzie OpenAI otrzymuje identyfikatory internetowe (w tym oppref i pseudonimowy identyfikator przeglądarki), techniczny UUID deduplikacji, dane zdarzenia, bieżący adres strony i czas oraz — przy aktywnym automatycznym dopasowaniu Pixela — skróty SHA-256 rozpoznanych danych kontaktowych; surowych danych formularza serwerowe zdarzenie nie zawiera. OpenAI co do zasady działa jako odrębny administrator zgodnie z warunkami Ad Tools.
• Meta Platforms Ireland (WhatsApp) — operator zewnętrznego kanału kontaktu uruchamianego dopiero, gdy wybierzesz link WhatsApp. Meta przetwarza dane także zgodnie z własnymi zasadami prywatności.
• OpenFreeMap i OpenStreetMap Foundation (Nominatim) — dostarczenie kafelków mapy oraz serwerowe geokodowanie miasta lub kodu pocztowego na potrzeby wskazania najbliższego oddziału.

Dostawcy będący naszymi podmiotami przetwarzającymi działają na podstawie umów i udokumentowanych poleceń. Operator zewnętrznego kanału może działać jako odrębny administrator. Dane możemy też udostępniać podmiotom uprawnionym na podstawie prawa oraz — przy realizacji transakcji — przewoźnikom, operatorom pocztowym i podmiotom świadczącym usługi księgowe. Przy obsłudze współpracy z kontrahentami odbiorcami są także dostawcy firmowej poczty elektronicznej i systemów informatycznych, w których prowadzimy kartoteki kontrahentów, dokumenty obrotu i rozliczenia.

5. Przekazywanie poza EOG

Część dostawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W zależności od dostawcy i konfiguracji transfer opieramy na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU–US Data Privacy Framework) albo na standardowych klauzulach umownych i wymaganych zabezpieczeniach. Informację o zastosowanym mechanizmie lub jego kopię możesz uzyskać, kontaktując się z nami.

6. Okres przechowywania

Dane przechowujemy nie dłużej, niż wymaga tego cel i podstawa prawna: zapytania przez okres obsługi i ewentualnej współpracy, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia; dokumenty transakcyjne przez okres wymagany prawem; dane newslettera do wycofania zgody, a później w ograniczonym zakresie niezbędnym do wykazania jej historii lub obrony roszczeń; dane rekrutacyjne do zakończenia danego procesu. Logi techniczne przechowujemy przez możliwie krótki okres wynikający z konfiguracji usług, a dane dotyczące incydentu możemy zabezpieczyć dłużej. Niewysłany szkic formularza znika po wysłaniu, wyczyszczeniu lub zamknięciu karty. Zdjęcia powiązane ze zgłoszeniem podlegają retencji razem z nim; zdjęcia niepowiązane z wysłanym zgłoszeniem są automatycznie kwalifikowane do usunięcia po 24 godzinach.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawiania) danych,
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Pliki cookies, analityka i pomiar reklam

Strona korzysta z mechanizmów niezbędnych do realizacji żądanych funkcji oraz — wyłącznie za Twoją zgodą — z Google Analytics 4. Pomiar OpenAI przez Pixel i serwerowe Conversions API oraz — gdy jest dostępny — Google Ads uruchamiamy tylko po dodatkowej, osobnej zgodzie oraz przy włączonej analityce. My nie używamy danych z pomiaru reklam do remarketingu ani personalizacji reklam. Po wycofaniu odpowiedniej zgody zatrzymujemy dalszy pomiar i usuwamy dostępne nam identyfikatory pomiarowe tej kategorii; zapis odmowy zachowujemy, aby respektować ją po ponownym wczytaniu strony. Kategorie, dostawców i czas przechowywania opisuje polityka cookies. Wybór zgód możesz zmienić w każdej chwili linkiem „Ustawienia cookies” w stopce; ta ścieżka informuje też serwer o zatrzymaniu przyszłych zdarzeń jakościowych zapamiętanych zgłoszeń. Jeżeli wcześniej usuniesz dane przeglądarki, wycofanie dla istniejącego zgłoszenia zgłoś na rodo@odylion.com.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do realizacji wybranej usługi. My nie używamy danych z pomiaru reklam do remarketingu ani personalizacji reklam; pomiar służy nam do przypisania konwersji do kampanii. Nie podejmujemy też wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu ani nie stosujemy profilowania wywołującego skutki prawne lub podobnie istotny wpływ w rozumieniu art. 22 RODO. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili w Ustawieniach cookies.

10. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych napisz do nas na adres iodo@odylion.com lub listownie na adres siedziby: ODYLION SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA, Syta 114z/1, 02-987 Warszawa.